Du jobbar mycket men är det med rätt saker?
Som egenföretagare finns det ingen chef som håller koll på din dag. Det är du som bestämmer vad du ska göra och när. Det är ju den friheten vi vill ha, men det kan faktiskt även bli en fälla.
Utan struktur är det lätt att dagen fylls av saker som känns som arbete men som inte för ditt företag framåt. Du svarar på mejl i samma sekund de trillar in. Du fixar en Canva-bild som egentligen redan var tillräckligt bra. Du letar efter en fil som borde ha legat på ett visst ställe. Du läser på om ett verktyg du inte är säker på att du behöver.
Det kallas pseudoarbete. Det känns som att jobba. Men det är inte riktigt det.
Och det värsta är att du sällan märker när det händer. Det smälter liksom in i dagen som du ju trodde var superproduktiv. Ett sätt att komma till rätta med det här är att registrera tid och vilka uppgifter man utför.
Det handlar inte bara om att bli mer effektiv
Det handlar om energi och fokus.
Det vanligaste rådet är att prioritera bättre. Jobba smartare. Men hur ska du kunna prioritera om du inte vet vad du faktiskt lägger tiden på? Det är precis det som är problemet. Du tror att du vet. Men de flesta av oss har ganska fel.
Det finns ett välkänt fenomen inom psykologin som kallas planeringsmisstaget (planning fallacy) identifierat av Kahneman och Tversky 1979. Det visar att vi konsekvent underskattar hur lång tid uppgifter tar, även sådant vi gjort många gånger. I en studie trodde studenter att de skulle bli klara med sina examensarbeten på i snitt 34 dagar. Det tog 55.
Du är kanske varken sämre eller bättre på det här än någon annan. Det är bara så svårt för våra hjärnor att föreställa sig alla de avbrott och små omvägar som väntar längs vägen. Vägen är ju liksom inte rak…Så mycket vet vi företagare.
Så vad gör man som egenföretagare för att få bukt på detta? Jo, det finns en smart sak att göra. Man registrerar vad man gör. I detalj. Då får du det svart på vitt.
Registrera tid och uppgifter analogt
Och här vill jag säga något som kanske inte känns som ett typiskt digitalt råd.
Om du känner av digital stress med allt vad det innebär med notiser i tid och otid, problem med för mycket skärmtid, för många digitala verktyg, varför lägga till ytterligare ett?
Papper och penna fungerar lika bra. Faktiskt kanske bättre. Du öppnar inte en ny flik. Du scrollar inte förbi en notis på vägen. Du har pappret bredvid dig på skrivbordet. Synligt. Du vet, det som inte syns finns inte. Skriv ned vad du gör.
Du kan använda vilket papper som helst men vill du ta en snabbare väg till en mer strukturerad registrering direkt så har jag skapat en superenkel tracker som du kan skriva ut och börja använda redan idag.
Jag använder den själv varje dag och har den som underlag till min ”chefstid” varje måndag.
Så här gör du
För varje uppgift du startar under dagen skriver du ner:
• Vad du ska göra, var konkret. Inte ”jobbade med Instagram” utan ”skapade caption till inlägg om höstens priser”
• När du startade
• Hur lång tid du trodde det skulle ta
• När du var klar
• Hur lång tid det faktiskt tog
Inga kategorier. Ingen uppdelning. Bara exakt vad du gör och hur lång tid det tar.
Gör det i några dagar/veckor, du väljer själv. Sedan tittar du på resultatet.
Vad du kommer lägga märke till efter att ha registrerat vad du gör
Efter några dagar kommer du kunna se mönster.
Du kommer lägga märke till att du gör uppgifter varje dag utan att du ens tänkt på att du lägger tid på dessa uppgifter. Du kommer se att uppgifter du trodde skulle ta en kvart faktiskt tog trekvart istället. Och du ser troligtvis ett antal saker som du, om du är ärlig, inte riktigt vet varför du gör.
Helt plötsligt vet du vad du lägger din tid på. Inte en magkänsla. Inte ett finger upp i vädret och slentrianmässigt tidsupskatta uppåt väggarna. Utan du får svart på vitt som visar vad du gör och hur lång tid det faktiskt tar. På riktigt.
För varje uppgift på listan kan du sedan fråga dig tre saker:
- Måste jag verkligen göra den här uppgifter?
- Om jag måste: Kan den automatiseras istället för att göras manuellt?
- Kan någon annan göra detta, som en VA eller frilansare, så att jag kan lägga min tid på att utveckla företaget?
Du kommer säkert inte ha alla svar direkt. Men det är bra att ha dessa frågor i bakhuvudet när du ser över vad du faktiskt gör. Att ha koll på vad du gör kan hjälpa dig att minska digital stress.
En sak till: time blindness
Det finns ett begrepp som heter time blindness. Det handlar om svårigheten att intuitivt känna hur lång tid uppgifter tar eller hur mycket tid som gått.
Det är ofta kopplat till ADHD, men forskning visar att det kan påverka alla i varierande grad, särskilt när man är djupt inne i en uppgift eller är stressad.
Jag tar upp det för att om du ser att gapet mellan tid du tror det tar och tid det faktisk tar, är stort och återkommande, så kanske det inte handlar om att du är dålig på att planera. Det kanske handlar om hur din hjärna fungerar. Och det är ett eget ämne som förtjänar ett eget inlägg.
Något som kan hjälpa är att använda en timer. Det finns olika visuella timers. Fysiska och som appar.
Om du vill ha hjälp att bygga en digital vardag som faktiskt känns hanterbar, med rätt verktyg och en struktur som passar dig, kan du läsa mer om min tjänst Personlig mentor online.
Vanliga frågor
Vad menas med tidsregistrering för egenföretagare?
Det innebär att du skriver ner exakt vad du gör och hur lång tid varje uppgift tar. Det ger dig en faktabaserad bild av hur din arbetsdag verkligen ser ut, inte bara hur du tror att den ser ut.
Vad är pseudoarbete?
Pseudoarbete är uppgifter som känns produktiva men som inte för ditt företag framåt. Det smälter in i vardagen och ser ut som arbete, vilket gör det svårt att se utan att ha registrerat sin tid.
Måste jag använda en app för att registrera min tid?
Nej. Papper och penna fungerar minst lika bra, och för dig som redan har för mycket digitalt är det faktiskt ett bättre alternativ. Det tillför inga notiser och kräver inget konto.
Hur länge ska jag hålla på?
Fem dagar räcker för att se de första mönstren. Det är inte ett permanent system (om du inte vill), utan en kortvarigt ögonblicksbild av hur din dag faktiskt ser ut.
Vad är time blindness?
Time blindness är svårigheten att intuitivt känna hur lång tid saker tar eller hur mycket tid som gått. Det är vanligast vid ADHD men kan påverka alla. Om gapet mellan uppskattad och faktisk tid är stort och återkommande kan det vara värt att känna till begreppet.
